12 kinh nghiệm kinh doanh cà phê sáng giá cho người mới bắt đầu

Đối với những cá nhân trẻ mới chập chững bước vào thế giới kinh doanh, việc học hỏi từ những người tiền bối có kinh nghiệm kinh doanh cà phê trước đó trở nên cực kỳ quan trọng. Bởi vào thời điểm hiện tại, lĩnh vực kinh doanh quán cà phê đã trở thành một trong những lựa chọn hàng đầu của nhiều thanh niên, nhờ vào thu nhập hấp dẫn và sự phù hợp với xu hướng hiện đại của giới trẻ.

Tuy nhiên, thực tế vận hành một quán cà phê không chút dễ dàng như nhiều người tưởng. Ngay cả với những người đã tích lũy được vài năm kinh nghiệm kinh doanh, ngành này vẫn là một môi trường cạnh tranh khốc liệt, yêu cầu sự kiên nhẫn và bản lĩnh vững vàng.

Vậy, những kinh nghiệm nào khi bắt đầu kinh doanh mà chúng ta cần tìm hiểu, hãy giải đáp cùng BM Group Coffee!

1. Học pha chế các loại đồ uống

Nếu bạn chỉ là một nhà đầu tư, có thể bạn không cần trang bị kỹ năng pha chế cho bản thân. Tuy nhiên, nếu bạn quyết định đầu tư vốn và tự mình điều hành quán cà phê, kỹ năng pha chế trở thành yếu tố không thể thiếu, đặc biệt là khi quán có quy mô nhỏ. Điều quan trọng là bạn cần sở hữu những công thức pha chế đồ uống hoàn hảo và chất lượng để đảm bảo sự thành công của quán.

Kiến thức về pha chế cũng mang lại khả năng tự đào tạo nhân viên cho cửa hàng hoặc giám sát công việc của nhân viên pha chế. Điều này đảm bảo rằng chất lượng đồ uống trong quán luôn đạt chuẩn và đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng.

Bạn có thể tự sáng tạo các công thức pha chế độc đáo hoặc tham gia các khóa học pha chế cà phê chuyên nghiệp. BM Group Coffee khuyến cáo bạn nên chọn những khóa học pha chế tổng hợp. Điều này giúp mở rộng menu của quán với nhiều đồ uống độc đáo hơn, đáp ứng nhu cầu của đối tượng khách hàng đa dạng theo độ tuổi khác nhau, từ đó tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của quán cà phê.

2. Nghiên cứu thị trường

Trong quá trình nghiên cứu thị trường để mở quán cà phê, hai yếu tố quan trọng cần tập trung là khách hàng tiềm năng và đối thủ cạnh tranh.

Việc xác định khách hàng tiềm năng đóng vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh cà phê. Điều này đồng thời giúp bạn định rõ hình thức kinh doanh, lựa chọn màu sắc chủ đạo và thiết kế không gian quán. Đối tượng khách hàng, thói quen và tần suất ghé thăm quán là những yếu tố quan trọng để xác định quy mô quán cà phê của bạn.

Dưới đây là một số thông tin mà bạn có thể thu thập từ nghiên cứu về khách hàng:

• Đối tượng khách hàng: Chủ yếu tập trung ở nhóm nam và nữ trong độ tuổi từ 16-39 tuổi.
• Tần suất ghé thăm quán cà phê: Khoảng 2 lần/tuần.
• Thói quen chọn quán: Phụ nữ thường lựa chọn quán cà phê trẻ trung, trong khi đối với nam giới, các quán cà phê truyền thống, phục vụ cà phê ngon thường được ưa chuộng.
• Thời điểm uống cà phê: Bao gồm buổi sáng trước khi đi làm, buổi trưa, buổi tối và những ngày cuối tuần.

Ngoài việc nghiên cứu về khách hàng, đối thủ cạnh tranh cũng là một yếu tố quan trọng cần đặc biệt chú ý. Hãy tiến hành khảo sát để hiểu rõ về những quán cà phê “hút khách” đang kinh doanh như thế nào, điều gì làm nổi bật quán, và tại sao quán đó thu hút đông đảo khách hàng. Thông qua thông tin thu thập được, bạn có thể tìm ra thị trường ngách cho kinh doanh của mình hoặc áp dụng những chiến lược để vượt qua nhược điểm của đối thủ.

3. Học cách quản lý quán cà phê

Quản lý không hiệu quả là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến việc nhiều quán cà phê phải đóng cửa sau một thời gian ngắn hoạt động. Người quản lý cần phải nắm bắt mọi vấn đề trong quá trình hoạt động của quán và đưa ra các giải pháp phù hợp. Đồng thời, việc phân công công việc và giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên cũng là rất quan trọng.

Các kỹ năng quản lý quan trọng cần được trang bị bao gồm:

• Kế toán: Quản lý các giao dịch tài chính của cửa hàng, theo dõi thu chi, lợi nhuận, và chi phí thuế. Nếu có kế toán riêng, việc kiểm soát tình hình tài chính của quán sẽ trở nên hiệu quả hơn.
• Quản lý nhân sự: Hiểu rõ tâm lý của nhân viên, phân công công việc phù hợp với kỹ năng của từng người, và tạo điều kiện để họ phát huy tối đa khả năng. Mục tiêu là xây dựng một đội ngũ làm việc có tinh thần trách nhiệm và đoàn kết.
• Quản lý hàng tồn kho: Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, lên kế hoạch nhập hàng để đáp ứng nhu cầu sử dụng mà không gây ra tình trạng thừa thiếu.
• Quan hệ với nhà cung cấp: Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để có ưu đãi tốt hơn, chất lượng nguồn hàng cao hơn, giá thành hợp lý, và dịch vụ vận chuyển nhanh chóng.
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng: Bao gồm thái độ và tác phong chăm sóc khách hàng, đặc biệt là luôn tươi cười, phục vụ nhanh chóng, và đáp ứng đúng mong đợi của khách hàng.

Bảo dưỡng thiết bị cũng là một khía cạnh quan trọng, đòi hỏi hiểu biết vững về các loại thiết bị, cũng như kiểm soát quy trình làm việc để tránh sự cố làm giảm năng suất làm việc của cửa hàng.

4. Tìm nguồn nguyên liệu

Chất lượng của nguyên liệu đóng vai trò quan trọng trong việc định rõ chất lượng của đồ uống, trong khi giá thành của nguyên liệu lại ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của quán cafe. Để đảm bảo sự thành công của quán, quan trọng là bạn cần có kiến thức vững về các khu vực cung cấp nguyên liệu, thực hiện so sánh giữa chất lượng và giá cả của từng khu vực. Đồng thời, nắm bắt ý kiến phản hồi từ khách hàng về chất lượng của nguyên liệu đó.

Việc lựa chọn địa chỉ cung cấp nguyên liệu chất lượng là quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng chuẩn mực và mong đợi của khách hàng. Hơn nữa, duy trì mối quan hệ vững chắc với đơn vị cung cấp là quan trọng để đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng cao. Tuy nhiên, việc thay đổi quá nhiều nguồn cung nguyên liệu có thể ảnh hưởng đến sự đồng đều và ổn định trong quy trình sản xuất, do đó, nên giữ một sự ổn định trong quá trình này.

5. Lập kế hoạch kinh doanh quán

Khi bạn đã nắm vững kiến thức cơ bản về cà phê, hiểu biết về một số phương pháp pha chế và có khả năng đánh giá thị trường, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu kinh doanh quán cà phê của riêng mình. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thành công trong việc khởi động và quản lý quán, việc lập kế hoạch kinh doanh là hết sức quan trọng. Một kế hoạch kinh doanh càng chi tiết, bạn sẽ càng giảm thiểu rủi ro khi bắt đầu kinh doanh quán cà phê của mình.

Theo kinh nghiệm của BM Group Coffee, để xây dựng một kế hoạch kinh doanh quán cà phê hiệu quả, quan trọng nhất là phải đưa ra câu trả lời chi tiết cho những câu hỏi sau:

• Xác định đối tượng khách hàng tiềm năng cho quán cà phê của bạn, bao gồm nhân viên văn phòng, người lao động, sinh viên, và phân tích thói quen và sở thích của họ.
• Chọn mô hình quán cà phê phù hợp với kế hoạch của bạn.
• Xác định đối thủ cạnh tranh và đưa ra ưu điểm cạnh tranh của bạn cùng kế hoạch để vượt qua họ.
• Mô tả đặc điểm độc đáo của loại cà phê bạn cung cấp so với đối thủ trực tiếp.
• Xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc mở quán, bao gồm thuê mặt bằng, trang trí, mua dụng cụ và thiết bị.
• Lập kế hoạch cho nhà cung cấp cà phê và thực phẩm khác mà bạn dự định sử dụng.
• Chuẩn bị các thủ tục và giấy phép kinh doanh cần thiết.
• Xác định số lượng nhân viên cần thiết cho hoạt động hàng ngày của quán.
• Ước tính số vốn cần thiết để khởi động quán cà phê.
• Đưa ra ước tính thời gian cần để thu hồi vốn đầu tư ban đầu.

Hãy biến tất cả những ý tưởng của bạn thành văn bản cụ thể, tạo phác thảo chi tiết từng bước để xây dựng cửa hàng của bạn. Hãy ước tính chi phí đầu tư và chi phí vận hành trong khoảng 6 tháng đầu tiên. Mỗi bước hoạt động được mô tả càng chi tiết, bạn sẽ càng hiểu rõ về những thách thức cần đối mặt. Điều này giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng và có các phương án xử lý khi cần thiết.

6. Tìm hiểu thêm về luật kinh doanh, mở quán cà phê

Việc khai trương quán cà phê đòi hỏi sự chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật hiện hành. Phụ thuộc vào quy mô cụ thể của quán cà phê, quy trình chuẩn bị có thể được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

• Giấy phép kinh doanh: Đảm bảo có giấy phép kinh doanh phù hợp với lĩnh vực dịch vụ, cụ thể là quán cà phê.
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Thu thập và đạt được giấy chứng nhận về điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm, đặc biệt quan trọng để đảm bảo sự tin cậy và an toàn trong quá trình cung cấp thức uống và thực phẩm.
• Xác định và nộp thuế: Xác định loại thuế cần nộp theo quy định của nhà nước, như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, và các khoản thuế khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của quán cà phê. Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục nộp thuế đúng hạn.

Những bước này không chỉ giúp quán cà phê đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng cho một hoạt động kinh doanh ổn định và bền vững.

7. Huy động vốn

Vốn, là yếu tố hàng đầu và quan trọng nhất để duy trì hoạt động của cửa hàng, đặt ra quan điểm quan trọng trong việc quản lý quán cà phê. Quy mô cửa hàng không nhất thiết phải sử dụng nguồn vốn lớn, vì mỗi quy mô đều đòi hỏi một mức độ nguồn vốn khác nhau. Số lượng vốn mà bạn có sẽ định hình quy mô của cửa hàng, và không thể đối mặt với một khoản nợ lớn khi cửa hàng vẫn chưa hoạt động. Việc này có thể dẫn đến tình trạng phá sản sớm, do không đủ nguồn tiền để duy trì hoạt động cho đến khi cửa hàng bắt đầu sinh lời.

Để quản lý nguồn vốn hiệu quả, bạn cần xây dựng một kế hoạch sử dụng vốn hợp lý. Mục tiêu là tiết kiệm chi phí đầu tư mà vẫn đảm bảo chất lượng của cửa hàng và nguồn nguyên liệu. Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn theo dõi các khoản thu chi, quyết định những khoản nào cần được ưu tiên, nâng cao hiệu suất, và cắt giảm những chi phí không cần thiết.

Điều này giúp đảm bảo rằng nguồn vốn được sử dụng một cách thông minh, tối ưu hóa chi phí đầu tư, và tạo ra một lưu lượng tiền dự trữ đủ để đối mặt với mọi thách thức khi cửa hàng bắt đầu hoạt động chính thức.

8. Tìm mặt bằng mở quán

Lựa chọn vị trí mặt bằng gần khu vực trung tâm là một trong những quyết định quan trọng để đảm bảo sự thành công khi mở quán cà phê. Kinh nghiệm đã chứng minh rằng vị trí của quán ảnh hưởng lớn đến lượng khách hàng và doanh thu. Dưới đây là những yếu tố bạn cần xem xét khi chọn mặt bằng:

• Vị trí trung tâm và dễ tiếp cận: Chọn một vị trí thuận lợi, dễ tiếp cận cho khách hàng, đặc biệt là ở khu vực trung tâm với mặt tiền dễ tìm và có lượng giao thông đông đúc.
• Không gian đẹp phù hợp: Chọn một không gian đẹp, phù hợp với loại hình quán cà phê của bạn để thu hút và giữ chân khách hàng.
• Gần các đối tượng khách hàng mục tiêu: Xác định nhóm khách hàng mục tiêu của bạn, có thể là nhân viên văn phòng, sinh viên, hoặc người mua sắm, và chọn vị trí gần những địa điểm này như cao ốc văn phòng, trường học, siêu thị.
• Lưu lượng giao thông: Tìm một vị trí có lưu lượng giao thông cao, giúp quán cà phê thu hút nhiều khách hàng hơn.
• So sánh giữa vị trí và chi phí thuê: Đối chiếu giữa vị trí mong muốn và chi phí thuê, không nhất thiết phải ở trung tâm để có lợi nhuận tốt nhất.
• Mặt tiền cửa hàng: Vị trí mặt tiền cửa hàng là ưu điểm lớn, vì nó cung cấp tầm nhìn tốt và giá thuê thường thấp hơn so với khu vực trung tâm thương mại.
• Bãi đỗ xe: Đảm bảo rằng quán có khả năng tiếp cận và cung cấp bãi đỗ xe thuận tiện, tránh làm khó khăn cho khách hàng khi muốn ghé thăm.

Tóm lại, việc tìm kiếm một vị trí mặt bằng kinh doanh lý tưởng không chỉ là một quá trình tốn thời gian mà còn là một bước quan trọng quyết định đến sự thành công của quán cà phê.

9. Thiết kế cửa hàng và menu đồ uống

Trong quá trình thiết kế và trang trí quán cà phê, việc quan tâm đến sắp xếp vị trí và công năng của từng khu vực, lựa chọn màu sắc, ánh sáng, đồ nội thất, cũng như thiết kế và lắp đặt bảng hiệu đều là quan trọng. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, việc thuê dịch vụ thiết kế với mức giá khoảng 5-6 triệu đồng/m2 có thể giúp bạn có không gian quán đẹp và thu hút khách.

Hoặc bạn cũng có thể tham khảo một vài cách trang trí quán cà phê mà BM Group Coffee gợi ý sau:

Gắn link bài 46. cách trang trí quán cà phê

Đối với quán cà phê, thành công của nó còn phụ thuộc nhiều vào thực đơn đồ uống. BM Group Coffee đề xuất phân chia menu đồ uống thành các danh sách cụ thể như sau:

• Cà phê truyền thống: bao gồm cà phê đen pha phin, cà phê sữa.
• Cà phê sáng tạo: như cà phê dừa, cà phê kem bơ, cà phê trứng.
• Cà phê theo phong cách Ý: Espresso, Latte, Cappuccino.
• Thức uống dinh dưỡng: nước ép, sinh tố, sữa chua hoa quả.
• Trà trái cây.
• Nước uống: nước suối, nước ngọt.
• Món điểm tâm: bánh ngọt, ăn vặt.

Bên cạnh đó, việc thiết kế menu bảng đặt trước cửa và menu nhỏ trên bàn giúp khách hàng dễ dàng chọn lựa. Nhiều quán cà phê hiện nay đã chứng minh rằng việc này mang lại hiệu quả trong việc tạo ấn tượng tích cực cho khách hàng.

10. Tiến hành xây dựng cửa hàng

Chất lượng và thời gian thi công xây dựng của cửa hàng phụ thuộc đáng kể vào nhiều yếu tố bên ngoài như kỹ năng của thợ thi công và quá trình vận chuyển nguyên vật liệu. Do đó, trong suốt giai đoạn thi công, việc theo dõi chặt chẽ quá trình là rất quan trọng để đảm bảo cửa hàng được xây dựng với chất lượng cao và theo đúng tiến độ đã đề ra trong kế hoạch.

Để đảm bảo hiệu suất và chất lượng trong thời gian thi công, quản lý cần liên tục theo dõi và kiểm tra công việc của thợ thi công, đồng thời giữ liên lạc với đội ngũ vận chuyển nguyên vật liệu. Bằng cách này, mọi vấn đề có thể được phát hiện sớm và giải quyết kịp thời, giúp duy trì tiến độ xây dựng và đảm bảo chất lượng của công trình.

Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc quản lý chặt chẽ quá trình thi công để đạt được mục tiêu kế hoạch và đảm bảo rằng cửa hàng sẽ được hoàn thành với chất lượng tốt nhất.

11. Tuyển nhân viên, đào tạo nhân viên

Tùy thuộc vào quy mô của quán cà phê, việc xác định các vị trí nhân viên cũng sẽ khác nhau. Thông thường, các vị trí cần tuyển gồm:

• Nhân viên pha chế
• Nhân viên thu ngân
• Nhân viên phục vụ
• Nhân viên bảo vệ

Kinh nghiệm từ BM Group Coffee cho thấy, khi tuyển dụng nhân viên cho quán cà phê, có những điều cần chú ý như sau:

• Trong ngành dịch vụ như quán cà phê, ngoại hình là một yếu tố quan trọng. Nhân viên có ăn nói khéo léo, gương mặt ưa nhìn, kinh nghiệm và tác phong nhanh nhẹn sẽ làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái.
• Viết thông báo tuyển dụng một cách rõ ràng về mức lương, ca làm và yêu cầu cụ thể để thu hút ứng viên phù hợp. Điều này giúp giảm thời gian phỏng vấn nhiều lần.
• Hạn chế tuyển nhân sự quá mức so với lượng khách đến quán. Sự tăng cường nhân sự nên dựa trên thực tế nhu cầu của quán.

Ngoài ra, nhân viên là bộ mặt của quán cà phê, vì vậy việc trang bị kiến thức cơ bản để chăm sóc khách hàng là quan trọng. Một số nguyên tắc cần trang bị cho nhân viên để nâng cao hình ảnh của cửa hàng bao gồm:

• Tươi cười và chào đón khách khi bước vào quán.
• Lắng nghe ý kiến của khách hàng.
• Lựa chọn chỗ ngồi phù hợp cho khách.
• Tư vấn đồ uống từ menu cho khách hàng.
• Giữ tinh thần lạc quan và phục vụ khách hàng với niềm nở.
• Đọc đánh giá của khách hàng về chất lượng đồ uống.

Chủ quán cần là người dẫn đầu trong việc thể hiện sự chuyên nghiệp trong phục vụ khách hàng, xây dựng thói quen tích cực để tạo ấn tượng mạnh mẽ với nhân viên, từ đó khuyến khích họ mang đến dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất.

12. Vận hành quán cà phê

Trong giai đoạn đầu hoạt động của quán cà phê, việc giám sát mọi hoạt động rất quan trọng để nhanh chóng điều chỉnh những vấn đề gặp khó khăn trong dịch vụ khách hàng và thích ứng với nhu cầu của họ. Lắng nghe ý kiến của khách hàng là chìa khóa để điều chỉnh menu đồ uống, cũng như cải thiện thái độ phục vụ của nhân viên.

Tuy nhiên, không nên thay đổi mọi thứ chỉ vì một số ý kiến khách hàng. Việc xử lý vấn đề cần được thực hiện một cách tinh tế, giữ cho quán vẫn giữ được đặc trưng riêng biệt của mình. Điều này đồng nghĩa với việc đánh giá và lựa chọn những điều chỉnh cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến bản sắc và phong cách duy nhất của quán.

Trên đây là 12 điểm quan trọng mà bạn cần tìm hiểu trước khi bắt đầu kinh doanh cà phê. Tận dụng kinh nghiệm của những người đi trước không chỉ giúp bạn học được những chiến lược thành công, mà còn giúp bạn tránh được những sai lầm phổ biến. Hãy tạo cơ hội để tìm hiểu từ cộng đồng doanh nghiệp cà phê, nơi mà bạn có thể học hỏi từ những người có kinh nghiệm thực tế và chia sẻ chân thực về hành trình kinh doanh của họ.