Để mở quán cà phê cần chuẩn bị những gì cần thiết?

Mở quán đồ uống, đặc biệt là quán cafe, vẫn là một trong những lựa chọn phổ biến trong việc khởi nghiệp, nhưng để thành công, cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy, để mở quán cà phê thành công, cần phải chuẩn bị những điều gì? Hãy cùng BM Group Coffee khám phá để bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho việc khởi nghiệp kinh doanh.

1. Kế hoạch kinh doanh

Việc lập một kế hoạch kinh doanh cho một quán cà phê là như việc tạo ra một bản đồ cho đứa con tinh thần của bạn trong tương lai. Đầu tiên, bạn cần xác định rõ hướng đi của mình thông qua hai yếu tố chính:

• Kế hoạch xây dựng quán: Bạn cần xác định sức chứa của quán là bao nhiêu, diện tích mà bạn mong muốn, menu đồ uống sẽ bao gồm những món gì, mức giá bán ra sao, thời điểm nào thì bạn sẽ thuê nhân viên, sau bao lâu thì quán sẽ đi vào hoạt động, và các vấn đề khác.
• Chỉ tiêu doanh số mong muốn: Bạn cần xác định doanh thu mục tiêu hàng tháng, dự kiến thời gian thu hồi vốn, và mức lỗ bạn có thể chấp nhận trong một thời gian nhất định.

Tuy nhiên, chỉ việc lập một kế hoạch trên giấy là không đủ. Bạn cần phải biến nó thành một kế hoạch cụ thể, chi tiết hơn để bạn có thể biết rõ bước tiếp theo của mình là gì, cần làm gì, và làm ở đâu. Một cách tốt để làm điều này là tham khảo ý kiến của những người đã có kinh nghiệm trong ngành, họ có thể chia sẻ những bài học từ quá trình khởi nghiệp của họ và cách họ đã xây dựng kế hoạch kinh doanh để giúp bạn tự tin hơn khi mở quán.

2. Chọn vị trí thuận lợi

Phải thừa nhận rằng vị trí là yếu tố chủ đạo quyết định sự thành bại của mô hình kinh doanh trong lĩnh vực ẩm thực. Nhiều người đã phải đóng cửa kể cả khi sản phẩm của họ là tốt, với nhiều lý do như chủ nhà yêu cầu trả lại nhà, vị trí khuất, không đủ chỗ đậu xe cho khách hàng, và nhiều vấn đề khác.

Dưới đây là các tiêu chí cơ bản bạn cần chú ý khi chọn vị trí cho quán cafe:

• Diện tích: Cân nhắc lựa chọn diện tích phù hợp dựa trên nhu cầu kinh doanh và tài chính của bạn. Ví dụ, một quán cafe sân vườn sẽ cần diện tích lớn hơn so với một quán cafe mang đi.
• Khách hàng mục tiêu: Chọn vị trí gần các khu vực có nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu đối tượng khách hàng là dân văn phòng, hãy chọn vị trí gần các tòa nhà văn phòng lớn hoặc khu trung tâm thương mại.
• Chỗ đậu xe: Đảm bảo có đủ chỗ đậu xe hoặc thuê các vị trí đậu xe gần quán để thuận tiện cho khách hàng.
• Mật độ lưu thông: Chọn vị trí không quá đông đúc, không nằm trong khu vực có tắc đường, và có chỗ đậu xe không gây khó khăn cho khách hàng.
• Giá thuê: Xác định ngân sách thuê địa điểm phù hợp với kinh phí mở quán của bạn, không nên chi phí thuê chiếm quá nhiều phần trăm so với tổng ngân sách.

Nhớ rằng, việc chọn vị trí cho quán cafe là một phần quan trọng của kế hoạch kinh doanh và cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo sự thành công của dự án.

3. Thiết kế không gian và menu

Khi đã chọn được vị trí lý tưởng cho quán của bạn, bước tiếp theo cần quan tâm là hoàn thiện thiết kế và trang trí cho không gian. Từ ý tưởng ban đầu, bạn đã có được chủ đề, phong cách và hình ảnh mà bạn mong muốn cho quán của mình. Nếu bạn chưa có ý tưởng cụ thể trong việc thiết kế, bạn có thể thuê các đơn vị thiết kế bên ngoài, với nhiều mức giá khác nhau tùy thuộc vào mô hình của bạn.

Dù bạn tự thiết kế hay thuê ngoài, bạn cũng cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Màu sắc phải phản ánh phong cách chính của quán: Màu sắc được sử dụng trên toàn bộ không gian cần phản ánh chính xác phong cách mà bạn mong muốn truyền đạt.
• Nội thất phải phù hợp với concept của quán: Chọn nội thất và trang trí phù hợp với concept quán của bạn để tạo ra một không gian đồng nhất và ấn tượng.
• Lối đi chính cần rộng rãi và thoải mái: Đảm bảo lối đi chính không bị cản trở bởi các vật dụng và có đủ không gian để khách hàng di chuyển dễ dàng. Tránh sử dụng các vật dụng gây nguy hiểm hoặc dễ vỡ.
• Xem xét về phong thủy: Cân nhắc về vấn đề phong thủy trong việc trang trí và bày trí không gian, bao gồm hướng cửa, các vật dụng trang trí và các yếu tố khác.

Tuân thủ các nguyên tắc này sẽ giúp tạo ra một không gian quán cafe hấp dẫn và thoải mái cho khách hàng, đồng thời thể hiện được phong cách và cá nhân của quán.

Dựa trên thông tin từ nghiên cứu thị trường và sự thấu hiểu về khách hàng, cùng với ý tưởng kinh doanh ban đầu, bạn đã xác định được những mặt hàng nào sẽ được đưa vào menu của quán. Tuy nhiên, quan trọng là không nên “tham lam” và đưa quá nhiều lựa chọn vào thực đơn, vì điều này có thể làm khách hàng cảm thấy rối rắm và khó quyết định khi gọi đồ.

Bí quyết để quán cafe của bạn trở nên độc đáo và dễ nhớ đối với khách hàng là phải có ít nhất một loại đồ uống đặc biệt kèm theo tên của quán. Ví dụ, khi nhắc đến chuỗi Highlands Coffee, người ta thường nghĩ ngay đến trà sen vàng, hoặc khi nói đến The Coffee House, người ta liên tưởng ngay đến trà đào cam sả và các loại Macchiato. Điều này giúp tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ và giữ cho tên của quán luôn gắn liền với một sản phẩm đặc biệt, giúp khách hàng dễ nhớ và quay lại quán sau này.

4. Đầu tư vào nguyên liệu và máy móc

Trang thiết bị pha chế

Trong trường hợp quán có quy mô lớn và phục vụ một lượng lớn khách hàng, việc đầu tư vào hệ thống máy pha chế sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tạo ra sự chuyên nghiệp cho quán. Tuy nhiên, đối với quán có quy mô nhỏ và phục vụ đối tượng khách hàng bình dân, việc sử dụng các dụng cụ pha chế thông thường như phin pha cafe, máy sinh tố và các thiết bị khác sẽ giúp tiết kiệm chi phí.

Hệ thống máy bán hàng

Hiện nay, có nhiều loại máy bán hàng khác nhau trên thị trường, như máy POS PC, POS android, và POS cầm tay, phù hợp với các mô hình kinh doanh khác nhau như quán lớn, quán trung, và cửa hàng di động. Việc sử dụng hệ thống máy bán hàng không chỉ giúp bán hàng và thanh toán nhanh chóng, mà còn giúp quản lý được doanh thu và chi phí, cũng như tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp cho quán của bạn.

Nếu bạn chưa quen thuộc với các dòng máy bán hàng, bạn có thể tham khảo các thương hiệu nổi tiếng như The Coffee House, Cộng Cà Phê, All Day Coffee, để xem họ đang sử dụng loại máy nào. Đầu tư vào thiết bị chất lượng và ổn định sẽ giúp bạn tránh mất thêm chi phí cho việc sửa chữa hoặc thay thế khi máy gặp sự cố.

5. Tìm nhân viên chuyên nghiệp

Đối với một quán cafe mới khai trương, không cần phải có quá nhiều nhân viên. Các vị trí cơ bản mà bạn cần tuyển dụng bao gồm nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, và nhân viên thu ngân. Nếu quán có quy mô lớn, bạn có thể cân nhắc tuyển thêm vị trí quản lý.

Ở vị trí nhân viên phục vụ, yêu cầu họ phải nhanh nhẹn, nhiệt tình, chuyên nghiệp và có ngoại hình ưa nhìn để tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng.

Đối với nhân viên pha chế, quan trọng là họ được đào tạo kỹ năng pha chế một cách bài bản để đảm bảo chất lượng đồ uống.

Với nhân viên thu ngân, yêu cầu sự trung thực và trách nhiệm trong công việc là điều cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.

Khả năng quay trở lại của khách hàng vào lần sau phụ thuộc rất nhiều vào sự phục vụ và tương tác của nhân viên. Do đó, việc lựa chọn và đào tạo nhân viên đúng cách là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của quán cafe.

6. Quản lý tài chính cẩn thận

Nếu bạn thiếu kế hoạch tài chính cụ thể, rất dễ mắc phải sai sót trong việc quản lý các khoản chi. Lập một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn đánh giá các chi phí một cách hợp lý.

Dưới đây là một số hạng mục chính mà bạn cần tính đến trong kế hoạch tài chính của mình:

• Chi phí thuê mặt bằng: Tuỳ thuộc vào diện tích và vị trí mặt bằng, chi phí thuê sẽ khác nhau. Bạn nên ký hợp đồng thuê ít nhất 3-5 năm để tránh việc bị đòi lại mặt bằng khi quán đang hoạt động ổn định.
• Chi phí xây dựng: Tùy thuộc vào quy mô của quán, chi phí này sẽ biến đổi. Hãy chọn mặt bằng tốt để giảm thiểu chi phí sửa chữa sau này.
• Chi phí thiết kế và trang trí nội thất: Tùy thuộc vào concept và diện tích của quán, chi phí thiết kế cũng sẽ thay đổi.
• Chi phí đầu tư cho trang bị thiết bị, dụng cụ: Bao gồm các thiết bị cần thiết như ly cốc, máy pha cà phê, bàn ghế, máy bán hàng.
• Chi phí đầu tư cho nguyên vật liệu: Chất lượng đồ uống là yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng. Tìm nguồn nguyên liệu chất lượng và uy tín là rất quan trọng.
• Chi phí duy trì quán: Dự trù chi phí tiền nhà và lương nhân viên trong khoảng 3-6 tháng đầu kinh doanh.
• Chi phí Marketing: Dành một phần ngân sách cho hoạt động quảng cáo, tùy thuộc vào vị trí và mô hình kinh doanh của quán.
• Chi phí thuê nhân viên và đăng ký kinh doanh: Thuê nhân viên theo quy mô quán và đảm bảo có đủ nhân viên chính và part-time. Chi phí đăng ký kinh doanh bao gồm lệ phí đăng ký và giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm.

7. Tuân thủ quy định pháp lý và giấy phép

Tương tự như bất kỳ loại hình kinh doanh nào khác, trước khi mở quán cafe, bạn cần phải thu xếp các giấy phép cần thiết như đăng ký kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, chứng chỉ an toàn cháy nổ, và các giấy tờ khác liên quan. Điều này giúp tránh tình trạng lực lượng chức năng kiểm tra bất ngờ khi bạn đang kinh doanh, có thể dẫn đến việc đóng cửa quán trong một khoảng thời gian và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của thương hiệu.

Ngoài ra, việc thiết lập mối quan hệ với các cán bộ quản lý khu vực là điều quan trọng để nhận được hỗ trợ trong quá trình kinh doanh. Điều này thường được coi là một quy tắc không bỏ qua cho mọi cửa hàng, đặc biệt là ở các khu vực trung tâm của thành phố.

8. Tiếp thị và quảng cáo hiệu quả

Cần nhấn mạnh rằng trong giai đoạn khai trương ban đầu, việc quảng bá là một bước rất quan trọng để thu hút khách hàng. Trong kế hoạch marketing, việc kết hợp các hình thức quảng cáo phù hợp với ngân sách là điều cần thiết.

Dưới đây là một số hình thức quảng cáo phổ biến và hiệu quả cho quán cafe ngày nay:

• Sử dụng các kênh truyền thông xã hội như fanpage, YouTube để quảng cáo.
• Khai thác tiềm năng của kênh TikTok để tiếp cận khách hàng mục tiêu.
• Thuê các reviewer hoặc influencer để được quảng cáo thông qua kênh của họ.
• Sử dụng quảng cáo offline như tờ rơi và khuyến mãi giảm giá để tiếp cận khách hàng trong khu vực địa phương.

Việc kết hợp nhiều hình thức quảng cáo này giúp tăng cơ hội thu hút khách hàng và tạo ra một sự lan tỏa rộng rãi về quán cafe của bạn trong cộng đồng.

Hoàn thành tất cả các bước cần thiết để mở quán cà phê sẽ đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị cơ sở cho hoạt động kinh doanh của mình. Những bước này là cơ bản và còn nhiều việc khác mà chủ quán cần phải làm. Nếu bạn có vốn nhưng thiếu thời gian để tự chuẩn bị mọi yếu tố, việc mở quán cà phê theo mô hình Nhượng quyền có thể là một ý tưởng hay. Dù như thế nào, hãy đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các thủ tục để đảm bảo quán cà phê được hoạt động một cách hiệu quả nhất.